МЧД — это электронный документ, который подтверждает полномочия лица действовать от имени организации (например, при сдаче налоговой отчетности, участии в закупках). Руководителю организации, индивидуальному предпринимателю МЧД не нужна. Такие лица подписывают документы электронной подписью юрлица или от имени ИП. Сертификат таким лицам выдает налоговая служба или доверенный удостоверяющий центр налоговой службы.

Остальные сотрудники (по правилам, действующим с сентября 2023 года) подписывают документы личными квалифицированными электронными подписями и представляют МЧД в пакете электронных документов или иным способом.

МЧД должна быть подписана электронной подписью организации (отдельные правила действуют при передоверии и нотариальном удостоверении доверенности). Это общее условие, которое действует с осени 2023 года.
Однако, есть исключения. Для кого продлевается срок перехода к МЧД.

Сотрудники, которые указаны в качестве владельцев сертификата подписи компании, могут продолжить их использовать и после 1 сентября 2023 года, МЧД при этом не нужна.

Но следует учитывать, что с 1 сентября 2023 года такие сертификаты (на сотрудников) выдавать не будут. Ранее выданные сертификаты будут действовать до окончания срока, но не позднее 31 августа 2024 года.

1. Если срок действия сертификата на сотрудника истекает в ближайшее время, а вы планируете подписывать документы без МЧД, стоит переоформить сертификат на новый срок не позднее 31 августа 2023 года;
2. С 1 сентября 2023 года при изменении состава сотрудников, которые будут подписывать электронные документы от имени организации, наделить новых сотрудников полномочиями можно будет только с помощью МЧД. То есть при оформлении новой подписи на сотрудника организации с осени 2023 года нужна будет МЧД.

Алгоритм действий зависит от того, для чего нужна электронная доверенность.

Если такая доверенность нужна для сдачи налоговой отчетности, то ее можно оформить на сайте ФНС. Налоговая служба предлагает также сервис по созданию доверенностей, необходимых для электронного взаимодействия компаний друг с другом. В этом случае подаем заявление В ФНС электронно.

У Социального Фонда России свои требования к доверенности и программное обеспечение для ее создания. В этом случае подаем заявление В СФР.

Различные решения по формированию МЧД, в том числе для сдачи отчетности в госорганы, предлагают разработчики систем бухучета и операторы электронного документооборота.

Отдельный сервис по созданию МЧД для оформления документов от имени организации есть на Госуслугах. Таким образом, для генерации доверенности для участия в закупках необходимо обеспечить возможность работы не только в ЕИС, но и проверить доступ к настройкам личного кабинета на Госуслугах. Разработаны правила предоставления МЧД при работе в ЕИС, ГИС «Торги» и на федеральных электронных площадках.

Уже, начиная с 01.10.2023 в ЕИС будет реализована возможность по формированию машиночитаемых доверенностей в автоматическом режиме для работы в системе и на электронных площадках.
Передача таких доверенностей в системах будет проходить так — в комплект электронных документов, что подписывает работник, будет автоматически включена информация:
номер и дата доверенности;
данные информационной системы, где хранится доверенность.
Сама доверенность, а также заявление о ее отмене будут храниться в системах, где такая доверенность была сформирована.

Использовать в ЕИС доверенности, сформированные в других информационных системах, новые правила не запрещают. Главное условие — наличие между оператором системы и Казначейством соглашения об информационном обмене документами.

Для работы на федеральных электронных площадках дополнительно формировать доверенности не нужно. Операторы таких площадок получат информацию о доверенностях из ЕИС и ГИС «Торги» автоматически. Если доверенность прекратит свое действие, то оператор электронной площадки получит соответствующее уведомление.

Профессия