Бесплатно свою электронную подпись может получить только руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

С сотрудниками компаний несколько сложнее. Обратите внимание, что с сентября 2023 года, как таковые подписи сотрудников не выдаются, они считаются устаревшими. Вне зависимости от того, являюсь ли я сотрудником официально трудоустроенным в компании, представителем по доверенности или использую подпись для личных нужд, мне выдается подпись физического лица.

Такую подпись физического лица можно использовать для ЛЮБЫХ нужд подразумевающих совершение юридически значимых действий. Будь то подписание контрактов от имени работодателя, отчетность бухгалтерии в ФНС, оформление заявок в Госуслугах или подписание договора ипотечного кредитования.

Все озвученные правила касаются именно представителей (сотрудников) организации поставщика, работающих со своей отдельной электронной подписью — физического лица. В таких электронных подписях нет указания данных работодателя, что может осложнить идентификацию контрагентом подписанта на документах. Решением такой проблемы и является МЧД, которая позволяет идентифицировать подписанта и убедиться в его полномочиях, как доверенного лица компании.

Необходимо понять, что введение машиночитаемой доверенности отражается не только на том, как подать заявку на участие или подписать контракт (договор). Фактически она нужна для всех случаев совершения представителем компании (лицом, действующим по доверенности — не руководителем) любых юридически значимых действий с ЭП.

Так вышло, что для нужд контрактной системы и большинства закупок, представленных другими направлениями, на момент написания статьи, применяется МЧД сформированная только в Единой информационной системе. Обусловлено это наличием в такой МЧД специальных, необходимых прав (прим. на подписание заявки), а также реализованного автоматического взаимодействия с федеральными площадками.

В настоящее время, отсутствует как таковой общий единый реестр для всех существующих в России МЧД, что осложняет их проверку контрагентами и тем более электронный обмен информацией. В совокупности это значит, что МЧД сформированные в иных системах (не ЕИС) в большинстве случаев не подходят для участия в закупках.

Кто же оформляет МЧД? 
МЧД оформляет руководитель организации или специальной лицо, назначенное им для этого. Самому руководителю МЧД не нужно, ведь выдать сам себе доверенность он не может.

Ознакомиться с тем, как оформить МЧД в ЕИС вы можете в памятке, которую наша площадка подготовила для поставщиков-участников закупок. Скачать её можно по ссылке.

Как прикрепить МЧД в заявку?
Оригинальным форматом МЧД является файл XML, пересохранять его в PDF и другие форматы не рекомендуется (только если для личных нужд), т.к. оригинальный формат обеспечивает автоматизированное взаимодействие Единой информационной системы и федеральных электронных площадок.

Для нужд контрактной системы в обязательном порядке, а для других направлений факультативно, на большинстве площадок реализовано автоматическое прикрепление МЧД в заявку и в карточку подписываемого победителем контракта. Прикрепление происходит при условии правильного оформления МЧД и совершения действий из личного кабинета доверенного лица.

Как быть с персональными данными?
Да, в составе информации, содержащейся в МЧД, присутствуют персональные данные доверенного лица, а именно: ФИО, реквизиты документа, удостоверяющего личность, СНИЛС и ИНН. Бояться попадание персональных данных злоумышленникам не нужно, если соблюдать простые правила безопасности и не направлять доверенность третьим лицам. При этом, скрыть такие данные от контрагента не получится, он должен убедиться в правоспособности лица, подписавшего документ. Такие данные были ему доступны и раньше, при работе с обычными «бумажными» доверенностями.