Электронная подпись (далее ЭП) упростила жизнь многим компаниям. Теперь, чтобы подписать документ, не нужно встречаться лично или отправлять бумаги по почте. Достаточно кликнуть мышкой, и документ будет согласован. ЭП используется практически в каждой организации. Подписать счета-фактуры, зарплаты сотрудникам, договор с контрагентом с помощью ЭП можно моментально. В электронных торгах такая подпись просто необходима, без нее вы не сможете зарегистрироваться на электронной торговой площадке. Такой подход объясняется необходимостью прикладывать пакет документов для участия в тендере. Они должны быть завизированы.

Для начала отметим, что использование ЭП регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ. За последние два года в этот закон внесли ряд кардинальных изменений, поправки вступают постепенно.

Важно понимать, что есть простая подпись, усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). В данной статье пойдет речь об усиленной квалифицированной электронной подписи, она равнозначна рукописной, максимально защищена, ее сложно подделать и взломать.

Содержание:

1. Новые правила получения и использования электронной подписи
2. Как и где получить электронную подпись разным лицам
3. Как настроить ЭП на своем компьютере
4. Выводы
5. Часто задаваемые вопросы

Новые правила получения и использования электронной подписи

Теперь ЭП придется получать по новым правилам. Алгоритм действий зависит от юридического статуса и должности, к примеру, руководитель и сотрудник компании будут получать ее в совершенно разных местах, пакеты документов тоже будут отличаться.

Давайте более подробно разберем нововведения. Прежде всего, рассмотрим правила, которые уже коснулись бизнеса и физлиц.

Во-первых, ранее руководители коммерческих организаций и индивидуальные предприниматели получали ЭП в удостоверяющих центрах (далее УЦ), теперь их выдает Федеральная налоговая служба. Данные поправки действует с 1 июля 2021 года. Если вы получили ЭП раньше, с 1 января 2022 года ее смена или обновление возможна уже только в ФНС, ее территориальных органах и доверенных центрах.

Во-вторых, в прошлом году удостоверяющие центры, которые ранее могли выдавать ЭП и руководителю, и сотруднику, проходили аккредитацию на соответствие новым правилам. Список организаций, которые получили специальное разрешение и имеют право выдавать ЭП, можно посмотреть здесь. Если вам выдали электронную подпись в аккредитованном УЦ до конца 2021 года, то сможете ей пользоваться до конца 2022 года, если ее действие не заканчивается раньше. В противном случае нужно следовать новым правилам — получать подпись по новой схеме. Подробнее про нее мы расскажем ниже.

В третьих, алгоритм получения и использования ЭП для сотрудников не поменяется до 1 января 2023 года. Ее можно использовать без электронной доверенности до того момента, когда действие ЭП не закончится. Но есть исключение: не позднее конца этого года. Для выдачи новой подписи важно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, ЭП другого учреждения будет не действительна.

Какие поправки вступят в силу в будущем? С 1 января 2023 года всем сотрудникам придется получать и использовать ЭП согласно новым правилам (с электронной доверенностью), исключений уже не будет. Старые версии ЭП будут уже не действительны, подписывать документы таким образом не получится.

Как и где получить электронную подпись разным лицам

Памятка индивидуальному предпринимателю

Важно помнить, что теперь подпись ИП выдает Федеральная налоговая служба. Получить данную услугу можно в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц УЦ ФНС.

Доверенное лицо УЦ ФНС — это список учреждений, которые прошли особую проверку и имеют право выдавать электронную подпись руководителям компаний и ИП наряду с ФНС. На сегодняшний день такую аккредитацию получили всего три организации: Банк ВТБ, ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр». Вы можете обратиться в данные учреждения.

• паспорт
• ИНН
• СНИЛ
• токен (сертифицированный носитель) для хранения ЭП
• сертификат соответствия на токен

После получения ЭП вам также необходимо приобрести и установить криптопровайдер. Рекомендую купить последнюю версию КриптоПРО (подробнее об установке ниже). Если вы ранее устанавливали данную программу, то можете ее использовать — на нее изменения не распространяются.

Если вы планируете подписывать документы с личного ноутбука, а криптопровайдер установлен только на рабочем компьютере, вам необходимо приобрести еще одну лицензию. Программа предназначена только для одного устройства, использовать ее на втором не получится.

Алгоритм получения ЭП в банке ВТБ, ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр» будет точно таким же. Единственное отличие — там вы сразу же сможете купить токен и криптопровайдер, они продаются одним пакетом вместе с ЭП.

Памятка руководителю коммерческой организации

Здесь алгоритм действий будет таким же, как и для индивидуального предпринимателя. Подать заявление можно также на сайте ФНС, только зайти нужно в личный кабинет юридического лица.

В новых правилах говорится о том, что можно обратиться в любое отделение ФНС, без привязки юрлица к месту регистрации. Но на практике такое возможно не всегда. Рекомендую уточнить данную информацию в отделении, которое вы выбрали для получения услуги.

Памятка сотруднику

Для получения или замены ЭП (если изменились данные — фамилия), подойдет любой аккредитованный удостоверяющий центр. Список аккредитованных организаций доступен по этой ссылке. 

Что изменилось для сотрудников? Ранее в ЭП прописывались фамилия, имя, отчество и название компании, также ее можно было использовать без электронной доверенности.

Электронная доверенность или машиночитаемая доверенность (кратко МЧД) — это документ в электронном виде, который дает право подписывать документы от лица определенной компании, он должен быть завизирован руководителем организации.

До конца года можно использовать старые версии, а также получать их в аккредитованных УЦ. С 1 января 2023 года получать и использовать ЭП необходимо по новым правилам: в ее файлах прописывается только ФИО, дополнительно нужно получить МЧД. Без МЧД сотрудник не сможет подписать документ.

Новые правила нацелены на упрощение процедуры. Получив новую ЭП, сотруднику не придется ее менять, если он уволится с текущего места работы. В новой компании ему достаточно будет получить МЧД.

Памятка физическому лицу

В принципе, здесь такая же схема. Для получения усиленной квалифицированной ЭП вам нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Заявку можно отправить в электронном виде. Для получения услуги необходимо прийти с паспортом в УЦ.

Если у вас уже есть ЭП, вы сможете получить новую дистанционно, при условии, что ваши личные данные не поменялись.

Памятка для самозанятого

Алгоритм действия такой же, как и для физического лица. Подпись также выдается в аккредитованном удостоверяющем центре.

Как настроить ЭП на своем компьютере

Казалось бы, все просто — оформил заявку, получил услугу, и вот у тебя на руках флешка с нужным тебе продуктом. Но для ее работы следует приобрести специальную программу, установить и настроить компьютер. Если вы работаете с закупками в ЕИС, то вам следует еще настроить ЭП в ЕИС.

После получения ЭП ее следует установить на компьютер, следуя инструкции:

1. Установите криптопровайдер.

Если вы не купили специальную программу для установки подписи на компьютер, то приобрести ее можно здесь. Рекомендую выбрать последнюю версию КриптоПРО. Если лицензия на КриптоПро закончилась, новую можно купить по этой же ссылке.
Часто, при приобретении ключа в доверенном УЦ, в ключ электронной подписи уже встроена лицензия КриптоПро. В этом случае устанавливать ее отдельно не нужно.

Вывод

С помощью новых технологий мы можем сэкономить время и ресурсы. Теперь, чтобы подписать документ, не нужно встречаться с человеком лично, достаточно иметь ЭП. Помните, что получить усиленную квалифицированную подпись можно только в ФНС (или у ее доверенных лиц) либо в аккредитованных УЦ. При установке ЭП на компьютер следуйте инструкции, изложенной выше.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Есть ли у ЭП срок годности? 

Ответ: Однозначного ответа на этот вопрос нет. Вы можете уточнить данный момент в учреждении, которое выдало ЭП. Обычно подпись можно использовать в течение одного года. Если сертификат выдан ФНС России с 1 июля по 31 декабря 2021 года включительно, вы сможете его использовать в течение 15 месяцев.

Вопрос: Какие виды электронных подписей существуют? 

Ответ: Подписи бывают простыми и усиленными. Усиленные делятся на квалифицированные и неквалифицированные. У каждой из них разная степень защиты и разные задачи.

Вопрос: Что такое простая электронная подпись? 

Ответ: Простая ЭП — это по сути, логин и пароль для входа на сайт или в приложение. Описать ее суть легче всего на примере работы с банковским приложением. Чтобы перевести деньги кому-нибудь из близких, вы заходите в Сбербанк онлайн, он идентифицирует вас по отпечатку пальца или по паролю. То или иное действие и есть простая ЭП, она позволяет вам зайти в приложение и сделать перевод средств. Вы как бы даете согласие на движение ваших финансовых активов. Еще другой пример — чтобы совершить покупку в интернете, вы вводите код, который вам приходит на мобильный телефон, тем самым подтверждаете списание денежных средств с вашей карты.Простую подпись также используют для получения посылок на почте России, при оплате в маркетплейсах, для получения справок на госуслугах и т.д.

Вопрос: Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)? 

Ответ: Здесь выдается электронный документ со специальным файлом, который сгенерировала система. С помощью такой ЭП можно проверить, не менялся ли документ с момента подписания, как давно он был подписан и были ли у человека полномочия для его подписи. УНЭП — это две уникальные последовательности символов, которые однозначно связаны между собой с помощью средств криптографической защиты информации. УНЭП не заменяет собственноручную подпись, если это не зафиксировано ранее в других документах. Для ее получения можно обратиться в МФЦ.Обычно УНЭП используют для обмена электронными документами те компании, у которых есть письменная договоренность о юридической силе таких подписей.

Вопрос: Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)? 

Ответ: УКЭП более защищена, это, по сути, усовершенствованная версия УНЭП. Принцип ее формирования точно такой же, только здесь используются средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ или ФСТЭК РФ. Ее можно применять везде, такая подпись считается аналогом собственноручной.Такую подпись выдает Федеральная налоговая служба или аккредитованные УЦ.

Вопрос: Что такое ЕСИА и зачем она нужна? 

Ответ: Это Единая система идентификации и авторизации. Она была создана для оперативного взаимодействия с различными государственными учреждениями. Если вы зарегистрированы на Госуслугах, вам достаточно ввести логин и пароль в ЕСИА и вам откроется доступ к вашему личному кабинету в других ведомствах и организациях. Дополнительную регистрацию проходить не нужно. Идентификация личности не потребуется. Вы сможете обратиться в различные учреждения через ЕСИА.

Вопрос: А какая ЭП используется для участия в электронных торгах? 

Ответ: Для участия в тендерах используется только усиленная квалифицированная подпись. Без нее вы не сможете зарегистрироваться на электронной торговой площадке.