Закупка — это конкурентная или неконкурентная процедура, проводимая заказчиком для отбора поставщика товаров, работ или услуг. Регламентируемые закупки представлены двумя основными направлениями:

• 44-ФЗ — контрактная система, где заказчиками выступают государственные и муниципальные организации, а закупки осуществляются за счет бюджетных средств;
• 223-ФЗ — закупки госкорпораций, естественных монополий и иных отдельных видов юридических лиц.

Участником закупки может стать любое юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, который соответствует требованиям заказчика или законодательства. Закупки бывают открытые (т.е. для всех) или закрытые, конкурентные или неконкурентные, осуществляющиеся в электронной или «бумажной» форме. Участие в тендерах требует хорошей подготовки, в том числе юридической, технической и финансовой.

Основные шаги участия в закупках:

1. Получение электронной подписи

2. Регистрация и получение доступа к информационным ресурсам

3. Поиск закупки

4. Подготовка обеспечения (залога)

5. Формирование и подача заявки на участие

6. Участие в закупке

7. Закрепление результата договором

Анализ рынка

Первым делом необходимо провести анализ вашей сферы деятельности и определить то, что можно предложить на торгах. Выберите сферу, в которой вы планируете осуществлять деятельность в рамках участия в торгах, и сформулируйте все возможные варианты поиска торгов. В этом поможет не только правильное название, но и коды ОКПД2, соответствующие вашему предложению. Установите для себя порог минимальных и максимальных цен закупок, определите правовую составляющую участия в торгах. Определитесь с наиболее интересным для себя направлением закупок.

Следует учитывать, что правила и сроки закупочных процедур жестче прописаны в законодательстве для контрактной системы закупок, а за несоблюдение правил можно попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

Получение электронной подписи

Теперь необходимо получить электронную подпись (ЭЦП) и настроить рабочее место. Сфера регламентированных закупок, особенно по 44-ФЗ, идет путем повсеместной цифровизации. Подача заявок и многая другая работа осуществляются на электронных торговых площадках, на которых для работы нужна ЭЦП. Без нее нельзя пройти регистрацию и принять участие в торгах.

Электронная подпись — аналог собственноручной подписи и «синей» печати организации. Храниться она может на одном компьютере, в облаке или на специальном носителе — токене. Универсальным вариантом является усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для получения подписи руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем необходимо обращаться в Федеральную налоговую службу или к доверенным ею лицам. Сотрудникам организаций — физическим лицам необходимо обратиться в аккредитованные удостоверяющие центры, где получение подписи платно.

Использование электронной подписи обладает рядом признаков:

• скорость — подписание документов в электронном формате и полностью дистанционно;
• безопасность — документы не могут быть изменены злоумышленниками;
• использование ЭЦП во многих сферах жизни — для приобретения недвижимости и других государственных услуг.

Главный совет! Не стоит пренебрегать безопасностью и передавать сертификат электронной подписи третьим лицам!

Регистрация и получения доступа к информационным ресурсам

На какой площадке работать? Распространенное заблуждение, что участвовать выгодно только крупным компаниям или компаниям из сфер с серьезным оборудованием и сложными видами работ. Это не так. Торги проводятся практически во всех сферах предпринимательской деятельности: от поставки продуктов питания и светильников до атомной энергетики. Определите круг потенциальных заказчиков и посмотрите, на каких площадках они размещают закупки. Информация о закупках 44-ФЗ и 223-ФЗ публикуются в открытом доступе на сайте Единой информационной системы (далее — ЕИС).

Напомним, что функционирует всего восемь специально отобранных электронных площадок для проведения закупок по 44-ФЗ и для размещения закупок среди участников субъектов малого и среднего предпринимательства по 223-ФЗ. Это федеральные электронные торговые площадки:

• РТС-тендер;
• Сбербанк-АСТ;
• Фабрикант;
• Единая электронная торговая площадка;
• Общероссийская система электронной торговли;
• Российский аукционный дом;
• ТЭК-Торг;
• ЭТП Газпромбанк.

Для того чтобы работать на федеральных электронных площадках, участнику закупок необходимо пройти регистрацию сначала на сайте ЕСИА ГосУслуги, а затем на zakupki.gov.ru. Это сайт единой информационной системы. После этого открывается автоматический доступ к 8-ми федеральным электронным площадкам. Отдельно регистрироваться на каждой электронной площадке не нужно. После регистрации в ЕИС участник закупок попадает в ЕРУЗ (единый реестр участников закупок).

Для регистрации необходим специальный пакет документов. Он достаточно простой. Это устав организации и решение об одобрении сделки. Иные сведения и документы загружаются в автоматическом режиме в электронную анкету участника при регистрации. Например, это выписка из единого реестра юридических лиц или выписка из единого реестра индивидуальных предпринимателей.

Поиск закупки

Все закупки, которые попадают под действие 44-ФЗ или 223-ФЗ, размещены в единой информационной системе (ЕИС) — на сайте zakupki.gov.ru. Там можно найти те закупки, которые интересны именно вам. Для этого необходимо воспользоваться поиском и настроить фильтры. Например, указать закон, этап закупки, место поставки, а также диапазон начальной максимальной цены контракта и др.

Обратите внимание, что на сайте ЕИС не размещаются закупки коммерческих заказчиков. Такие процедуры можно найти на электронных площадках, где они проводятся.

Подготовка обеспечения (залог)

Найти интересную закупку недостаточно. Нужно ее проанализировать и понять, сможете ли вы выполнить условия заказчика. Внимательно изучите информацию об обеспечении, а именно: обеспечение заявки, исполнение контракта (договора), гарантийные обязательства.

Обеспечение заявки — это залоговая сумма, заблокированная для пользования предпринимателем, пока он принимает участие в закупке. Фактически обеспечение — это защита заказчика от недобросовестных действий поставщика на разных этапах взаимодействия.

Деньги для обеспечения заявки могут зачисляться на специальный счет, счет площадки или заказчика. После участия в закупке деньги возвращаются участнику.

Специальный счет — это стандартный расчетный счет предпринимателя с функцией блокировки на нем денежных средств в размере обеспечения заявки по каждой конкретной закупке. Подробнее о специальном счете и порядке работы с ним мы расскажем отдельно.

Формирование и подача заявки на участие

Для участия в закупочных процедурах в электронной форме участник должен подать заявку только в электронном виде, прикрепив всю необходимую информацию и документы.

В состав объявления о закупке (извещения) заказчик включает инструкцию по заполнению заявки. Пренебрегать ознакомлением с ней не стоит.

При заполнении заявки:

• используйте общепринятые обозначения и наименования;
• избегайте формулировок, допускающих неоднозначное толкование;
• уделите особое внимание заполнению всех документов, которые представляются в составе заявки.

Просмотрите всю информацию и условия по закупке: сроки, условия, техническое задание. Невыполнение одного пункта может привести к отклонению. Поэтому трезво оцените свои возможности. Убедитесь, что все документы в наличии. Для получения некоторых документов может потребоваться дополнительное время.

Нужно понимать возможности своих сотрудников и производственные мощности. В ТЗ могут быть установлены требования, которые выполнить не всегда просто. Такие задачи лучше на себя не брать.

При составлении заявки участник должен обязательно указать следующие сведения:

• согласие поставить товары, выполнить работы, оказать услуги на условиях, предусмотренных документацией о закупке;
• характеристики предлагаемого товара;
• количество;
• страну происхождения;
• документы, подтверждающие соответствие дополнительно установленным требованиям заказчика (например, к гарантии, условиям поставки, новизне товара, году выпуска, описанию выполняемых работ, оказываемых услуг и др.).

Участие в закупке

Для примера участия в закупке можно рассмотреть электронный аукцион по 44-ФЗ как популярную процедуру. После подачи заявки осуществляется процесс подачи ценовых предложений среди всех участников. Тушеваться не стоит, необходимо вести себя уверенно и просчитывать все риски, связанные с ценой контракта. Торги проходят в режиме реального времени и по продолжительности ограничены 5-ю часами. За одних ход возможно снизить текущее ценовое предложение не более чем на 5% от начальной цены.

После проведения торгов заказчик получает в распоряжение все поданные заявки и выбирает победителя. Критериями выбора победителя в аукционе являются: минимальная цена и соответствие всем требованиям закупки.

После подтверждения победы посредством публикации протокола подведения итогов необходимо перейти к заключению договора (в контрактной системе его называют контракт).

Закрепление результата договором

Итогом успешного участия в закупке является заключение договора (контракта) с заказчиком, где закрепляются все обязательства сторон по его исполнению. Процесс заключения контракта по 44-ФЗ строго регламентирован и не дает возможности отступить от правил ни на шаг. По 223-ФЗ правила заключения договора лучше уточнять в Положении о закупке заказчика.

На этом расслабляться не стоит — необходимо полноценно исполнить свои обязательства перед заказчиком и дождаться оплаты.

Делитесь своим впечатлением об участии в закупках, а также задавайте вопросы в нашем чате для представителей бизнеса Тендер-драйв.