Зачастую предприниматели полагают, что участие в закупках — трудный и долгий процесс. Это не всегда так: закупки бывают разного уровня сложности.

Начинающим предпринимателям эксперты рекомендуют присмотреться к закупкам по 44-ФЗ. Самый простой вариант, который не требует затрат и понимания всех нюансов закупочного законодательства — это закупки малого объема. Они проводятся на упрощенных условиях.

В конкурентных тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ уже требуется углубленное знание законов, ясное понимание механизма проведения закупок.

Без обучения поставщик часто проигрывает в аукционе, или заказчик попросту отклоняет из-за неточностей заявку участника. Если прибавить ко всему этому еще невнимательность предпринимателя, то о прибыли можно и вовсе забыть.

В этой статье рассмотрим ТОП-10 ошибок со стороны бизнеса, которые мешают победе в тендере и исполнению договора.

Ошибки участников закупок можно разделить на две группы:

· ошибки на стадии поиска и участия;

· ошибки на этапе заключения и исполнения договора.

Сначала рассмотрим ошибки поиска и участия.

Ошибка № 1. Выбирать тендеры 44-ФЗ, 223-ФЗ «с высоким порогом входа»

Для того, чтобы участникам закупок наработать опыт, необходимо начинать с простых процедур, где не требуется наличие исполненных договоров. Это следующие процедуры: закупка у единственного поставщика, аукцион в соответствии с 44-ФЗ с небольшой начальной ценой контракта (основное правило — проверяйте отсутствие требований по наличию опыта исполнения контрактов в извещении текущей закупки), запрос котировок. Требования и правила участия в закупках в соответствии с 44-ФЗ подробно описаны в самом законодательстве, алгоритм работы жестко регламентирован.

На начальном этапе участвовать по 223-ФЗ также возможно, но учитывайте, что положение о закупке каждый заказчик разрабатывает самостоятельно — это значит, что вам придется изучить все нюансы документации. В таких закупках часто требуется наличие у поставщика аналогичного опыта исполнения договоров. Как правило, в закупках по 223-ФЗ, участник работает, уже имея определённый опыт.

Удачный вариант для новичков — закупки малого объема в электронных магазинах. Это упрощенная закупка на сумму до 600 тыс. рублей, которая проходит в электронных магазинах. Более того, товар с использованием электронной формы малой закупки, заказчик может закупать с начальной стоимостью до пяти миллионов рублей. Здесь не требуются углубленные знания: не нужно готовить большой пакет документов. Если вы ни разу не участвовали в тендерах, то можете потренироваться именно на таких закупках.

Ошибка № 2. Не использовать возможности поиска закупок

Зачастую поставщики хотят найти тендер на крупную сумму. При этом участники не обращают внимание на требования поставки. Необходимо учитывать, что в крупных закупках конкурировать зачастую приходится с крупным бизнесом. В небольших по суммам закупках чаще всего одержать победу проще небольшим компаниям или ИП.

Чтобы найти подходящий тендер, нужно активно использовать фильтры поиска закупок в агрегаторе или на сайте ЕИС. Рекомендовано использовать такие фильтры, как наименование товаров, работ, услуг, отрасль, регион поставки, предел по цене, наличие или отсутствие обеспечения в закупке, срок поставки, оказания услуг, выполнения работ и т.д.

Следует помнить и об исключениях. Это могут быть ключевые слова/поисковые запросы, нерелевантные вашему поиску. Основная ошибка, которую допускают поставщики на данном этапе — неправильная настройка фильтров поиска, следовательно, отображаются не все актуальные закупки для участника.

Ошибка № 3. Не учиться участию в закупках

Если вы планируете участвовать в тендерах, вам необходимо изучить законодательство и пройти курс по работе с закупками, пусть это будет даже минимальное обучение. Благодаря этим знаниям вы сможете правильно пройти алгоритм участия в закупках и заключения договора. Это важно, если вы составите заявку неверно, то заключить договор не получится, заявка будет отклонена заказчиком. Если допустить ошибки во время подписания и исполнения контракта, можно попасть в РНП — реестр недобросовестных поставщиков.

РНП — это черный список в сфере закупок. Если участник попадет в РНП, он не может участвовать в закупках в течение 2 лет. В этот список компания или ИП могут попасть за не подписание договора в регламентированный срок, не исполнение условий договора и т.д.

Ошибка № 4. Не учитывать обеспечение

В чем здесь заключается распространенная ошибка поставщиков? Подавая заявку на участие, участники не думают о том, что нужны дополнительные средства или гарантия; не закладывают время и средства на подготовку обеспечения.

Необходимо понимать, что банки не выдают независимую гарантию одним днем. Иногда случается так, что поставщик побеждает, а обеспечение исполнения контракта (ОИК) он не предусмотрел. В таком случае контракт не будет заключен по вине поставщика — это опять же грозит попаданием в РНП.

Разберем подробнее. Для участия в тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ обычно требуется обеспечение заявки, а в случае выигрыша — обеспечение исполнения договора, а также часто обеспечение гарантийных обязательств.

· Обеспечение заявки — это гарант того, что поставщик, признанный победителем, подпишет контракт. Оно предоставляется на этапе подачи заявки в виде независимой гарантии или денежных средств. Если поставщик выиграет тендер, но откажется подписать договор, деньги, предоставленные в виде обеспечения, не возвращаются. В 2023 году независимую гарантию выдают банки из списка Минфина, корпорация ВЭБ, Фонды содействия МСП, Евразийский Банк Развития. Если поставщик предоставил независимую гарантию, то деньги заказчику заплатит за участника организация, которая выдала документ, а поставщик вернет средства ей. Если поставщик проиграл тендер, в случае обеспечения заявки деньгами средства разморозят, и участник получит их обратно.

· Обеспечение исполнения контракта — это гарантия того, что поставщик-победитель, подписавший контракт, исполнит его. Обеспечение исполнения контракта предоставляют на этапе заключения контракта в качестве независимой гарантии или денежных средств. Если товар будет ненадлежащего качества или будут нарушены сроки поставки/исполнения контракта, заказчик получит денежную компенсацию.

Ошибка № 5. Работать в минус

Казалось бы, все поставщики, участвуя в закупках планируют зарабатывать, однако, на практике бывают такие ситуации, когда участники сознательно или нет уходят в минус. Каким образом может возникнуть такая ситуация?

Участник может неверно рассчитать стоимость участия и свою прибыль. К сожалению, такая ситуация не редкость. Основная рекомендация: обращать внимание на все особенности поставки, которые влияют на конечную стоимость и прибыль: характеристики товара, страну происхождения товара, стоимость доставки одной или несколькими партиями, если это предусмотрено контрактом.

Сознательная работа в убыток возможна, когда участник закупки определяет для себя контракты, которые необходимо выиграть для повышения репутации.

Ошибка № 6. Забыть про документы для подачи заявки и осуществления поставки

Иногда поставщики забывают прикрепить к заявке необходимые документы. К примеру, для некоторых товаров требуется предоставить номера реестровых записей из реестра промышленной продукции.

В некоторых случаях предусмотрены дополнительные требования по категориям работ, и участнику нужно приложить документы, подтверждающие его опыт, также могут требоваться лицензии. Чтобы собрать список документов, нужно внимательно ознакомиться с требованиями закупки. Следуйте всем указанным условиям.

Ошибка № 7. Стремиться к победе любой ценой

Это одна из наиболее распространенных ошибок участников закупок. Поставщики могут не просчитать досконально себестоимость, а в ходе участия в торгах готовы участвовать до самой низкой цены, лишь бы одержать победу в тендере. Когда аукцион заканчивается, участник понимает, что по такой цене поставлять товары ему невыгодно, но отказаться уже не может. Отказ грозит попаданием в РНП, плюс обеспечение заявки будет потеряно.

Чтобы избежать негативных последствий, необходимо заранее просчитать все нюансы: по какой цене вы готовы поставлять товар, чтобы получить прибыль, за чей счет будет доставка и какая у нее будет цена. 

Теперь рассмотрим ошибки на стадии заключения и исполнения контракта.

Ошибка № 8. Не соблюдать регламентированные сроки заключения контракта

После публикации протокола участнику-победителю придет уведомление. Также ему будет направлен проект контракта. Это происходит в течение двух рабочих дней с момента публикации протокола подведения итогов. На подписание контракта со стороны участника отводится определенное время — пять рабочих дней (если это тендер по 44-ФЗ).

Если в контракте допущены ошибки, нужно составить протокол разногласий и направить заказчику. Подписать контракт на шестой рабочий день — нельзя, любое нарушение сроков грозит попаданием в РНП.

Ошибка № 9. Изучать контракт невнимательно

Иногда участники невнимательно изучают проект контракта на стадии подачи заявки и упускают важные детали: в какие сроки и куда необходимо поставить товар, сколько точек поставки и т.д. Все эти нюансы следует изучить до решения участвовать или нет в закупке, также стоит обратить внимание на цену контракта. Если вы увидели какие-то несоответствия проекта контракта той версии контракта, которую прислал заказчик на стадии заключения контракта, необходимо направить протокол разногласий. Это можно сделать на этапе получения контракта, до его подписания. Если условия, прописанные в контракте, не соответствуют условиям в документации тендера, также поставщик может направить жалобу в ФАС.

Ошибка № 10. Поставлять товар, который не соответствует требованиям контракта

Важно не только осуществить поставку в срок, но и поставить соответствующий товар. Все условия контракта должны быть соблюдены. За несоблюдение сроков поставки, правил поставки, участник закупки может попасть в РНП.

Сегодня ошибки, которые допускают начинающие поставщики, зачастую бывают типовыми. Разобрать их подробнее вы можете с нашими экспертами на образовательной платформе для бизнеса от РТС-Академии.